COSTOS, INDICADORES DE GESTIÓN Y CONTRATOS DE MANTENIMIENTO

Costos de mantenimiento

Son los gastos causados por las acciones ejecutadas para conservar los equipos o maquinas en buen estado y funcionamiento, o restaurarlos a un estado específico de funcionalidad. Todo proyecto debe ir sustentado de una planificación, donde la visión, los objetivos y las estrategias reflejen el entorno de la inversión y las expectativas de la corporación con dicho proyecto. Los costos de mantenimiento no deben quedarse de lado, ya que permitirán minimizar las fallas, prolongar la vida útil de los equipos, reducir los tiempos de reparación.

Importancia

El mantenimiento puede ser considerado por algunos gerentes, un gasto, una inversión o un seguro de producción. Las empresas organizadas, conciben los costos de mantenimiento y manifiestan interés por dicho costo y su crecimiento, basados en el bienestar y la funcionalidad de la planta y los equipos utilizados en la producción. El manejo adecuado de los costos de mantenimiento puede discrepar entre la competitividad y la ruina de la empresa que debe prepararse para el reto de nuevos conocimientos y procesos.

Tipos

• Directos: están relacionados con las inspecciones, revisiones, controles y reparaciones que requieren los equipos de la empresa. Por lo tanto, son menores en la medida en que los equipos están en mejor condición. 
• Indirectos: son aquellos que no se pueden vincular directamente con un proceso específico de la empresa. Es el caso, por ejemplo, de los gastos que representa un taller, o el almacenamiento de repuestos. En este caso, lo aconsejable es prorratear estos costos para determinar cuáles son los procesos y equipos que demandan más mantenimiento (medido en horas/hombre). 
• Costos generales: son aquellos en los que incurre una empresa para sostener áreas de apoyo y otras no directamente productivas. Por ejemplo, los costos de administración relacionados con las acciones de mantenimiento.
• Costos de tiempos perdidos: los costos derivados de los fallos de un equipamiento, la pérdida de efectividad, paradas en la producción, demoras en el cumplimiento de un trabajo, etc.

Aunque proyectar los costos de mantenimiento no sea una tarea sencilla –pues implica anticiparse a sucesos futuros–, hacerlo es de gran importancia. Una adecuada planificación puede generar importantes ahorros para una empresa, lo que se traduce en mayores ganancias.

Control de costos

El control de costos no es solamente el monitorear los costos y recopilar grandes cantidades de información, sino que es necesario analizar dicha información para tomar las acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde. El control de costos puede ser desarrollado por todo el personal que tenga relación con los costos, no solamente el personal de proyectos.

El control de costos implica tener una buena administración de costos, la cual debe incluir:

• Estimación de costos
• Contabilidad de costos
• Flujo de efectivo del proyecto
• Flujo de efectivo de la compañía
• Costo directo de la mano de obra
• Cantidad de sobrecostos

Principios de control de costos

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. 

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. 

De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.

Indicadores de gestión de mantenimiento.

Son parámetros numéricos que convenientemente utilizadas, pueden ofrecernos una oportunidad de mejora continua en el desarrollo, aplicación de nuestro métodos y técnicas específicas de mantenimiento. La definición más usual de un indicador es: un hecho cuantificado que mide la eficacia y/o la eficiencia de todo o parte de un proceso o de un sistema (real o simulado), con referencia a una norma, un plan o a un objetivo, determinado o aceptado en un cuadro estratégico de la empresa.

La magnitud de los indicadores sirve para comparar con un valor o nivel de referencia con el fin de adoptar acciones correctivas, modificativas, predictivas según sea el caso. La confiabilidad, mantenibilidad y disponibilidad son prácticamente las únicas medidas técnicas y científicas, fundamentadas en cálculos matemáticos, estadísticos y probabilísticos, que tiene el mantenimiento para su análisis.

Indicadores de efectividad

"Efectividad": Es la relación entre los resultados logrados y los resultados propuestos, o sea nos

permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos planificados. Cuando se considera la

cantidad como único criterio se cae en estilos efectivitas, aquellos donde lo importante es el

resultado, no importa a qué costo. La efectividad se vincula con la productividad a través de

impactar en el logro de mayores y mejores productos (según el objetivo); sin embargo, adolece de la noción del uso de recursos. Los indicadores asociados a esta área permiten ver el comportamiento operacional de las instalaciones, sistemas, equipos y dispositivos, además mide la calidad de los trabajos y el grado de cumplimiento de los planes de mantenimiento.

Los indicadores asociados a esta área son:

• Tiempo Promedio para Fallar (TPPF).
• Tiempo Promedio para Reparar (TPPR)
• Disponibilidad (D) y Disponibilidad Operacional
• Utilización (U)
• Confiabilidad (C)

Este grupo de cinco indicadores antes mencionados están asociados al comportamiento de las

instalaciones, sistemas, equipos y dispositivos (ISED).

• Recomendaciones técnicas pendientes
• Backlog
• Desviación de la planificación
• Cumplimiento del mantenimiento preventivo
• Índice de rechazo de unidades reparadas
• Índice de trabajos por prioridad

Este último grupo de seis indicadores antes mencionados están asociados a medir la calidad de los trabajos y el grado de cumplimiento de los planes de mantenimiento.

Indicadores de rendimiento

Esta área está relacionada a la gestión del recurso humano asociada al mantenimiento, los mismos

son:

•  Índice de ausentismo
•  Índice de sobretiempo
•  Índice de Fuerza Hombre Contratada.
•  Cumplimiento Plan de Adiestramiento
•  Índice de personal adiestrado.

Estos indicadores están orientados al recurso humano de mantenimiento. En forma general, permite conocer la motivación del personal y refleja si la cantidad de personal propio es el adecuado para la gestión del mantenimiento.

Parámetros estadísticos y Parámetros probabilísticas

Un parámetro estadístico es un número que se obtiene a partir de los datos de una distribución estadística. Los parámetros estadísticos sirven para sintetizar la información dada por una tabla o una gráfica. Los parámetros estadísticos son una consecuencia inevitable del propósito esencial de la estadística: crear un modelo de la realidad.

Los parámetros probabilísticos consisten en representar cada uno de los parámetros del modelo mediante funciones de distribución probabilísticas en lugar de hacerlo mediante estimaciones puntuales, tal como se haría en un análisis determinístico. Las distribuciones utilizadas no son para nada arbitrarias y dependen de los datos observacionales obtenidos, del tipo de parámetro modelizado y del proceso de estimación utilizado.

Contrato de mantenimiento

Los Contratos de Mantenimiento facilitan la prestación de servicios de Mantenimiento Preventivo en todos los sectores de la Industria. Por medio de este tipo de contratos, una Empresa de Servicios se compromete a revisar, reparar y mantener en perfectas condiciones de uso los equipos o instalaciones de la empresa beneficiaria. De esta forma, las empresas pueden calcular de forma previsible sus costos de Mantenimiento, reciben una atención preferente y consiguen unos precios más baratos por el Servicio de Mantenimiento recibido.

Elementos relacionados al contrato de mantenimiento

• Política de contratación de trabajos
• Especificación técnica de los trabajos a contratar
• Selección de contratistas
• Supervisión de contratistas

Características y tipos de contratos 

Tiempo y materiales. El contratista cobra por los trabajos que el cliente le encarga. Factura en función del tiempo de trabajo, más los materiales que utiliza. El cliente no adquiere ningún compromiso estable con el contratista: sólo paga cuando requiere de sus servicios.

La ventaja de este tipo de contrato es que no hay compromisos, por lo que si no se solicitan los

servicios, no se origina ningún gasto.

La desventaja es indudable, los intereses del contratista son completamente opuestos a los

intereses del cliente.

Contratos a precio cerrado. Por un precio determinado y fijo se incluyen una serie de trabajos, unas veces bien determinados y otras veces sin determinar con exactitud. Es el caso de contratos en el que se incluye el mantenimiento preventivo de un sistema o de una instalación junto con todo el mantenimiento correctivo que pueda surgir.

La ventaja de este tipo de contratos es que se conoce previamente el importe a pagar, por lo que el cliente transforma un gasto variable y desconocido en un coste fijo, perfectamente determinado.

La desventaja es que el contratista sólo mira su interés: no se preocupa por el coste de la pérdida de producción (no afecta a su facturación), y hace reparaciones fiables para un periodo corto de tiempo.

Contratos Full service. Son contratos en los que toda la responsabilidad en la explotación técnica de la planta corresponde al contratista, reservándose el cliente únicamente la explotación comercial. Suelen ser contratos tipo ganar - ganar, es decir, tratan de ligar los resultados de contratista y cliente, de manera que si el cliente pierde dinero, el contratista también, y si por el contrario el cliente gana dinero, el contratista también lo hace.

La ventaja indudable de este tipo de contrato es que los intereses del contratista y del cliente coinciden, y lo que afecta a uno (para bien o para mal) afecta al otro.

El principal inconveniente de los contratos Full service es que, aparentemente, son más caros. La cantidad que paga el cliente por este tipo de servicio es en apariencia mayor (la facturación es más alta) lo que puede hacer pensar que ‘cuestan’ más. No es del todo correcto, pues también el beneficio es mayor, y los riesgos, compartidos.